Aggiornato a maggio 2026.
Alloggiati Web è uno degli adempimenti più importanti per chi gestisce B&B, case vacanze, affitti brevi, hotel e strutture ricettive. Il portale serve a trasmettere alla Questura le generalità delle persone alloggiate, secondo gli obblighi previsti dalla normativa di pubblica sicurezza.
Perché Alloggiati Web è obbligatorio
La comunicazione degli ospiti non è una scelta organizzativa, ma un obbligo di legge. Le Questure ricordano che i gestori di strutture alberghiere, extralberghiere, affitti brevi e occasionali devono comunicare i dati anagrafici degli ospiti attraverso il portale Alloggiati Web. Fonte: Questura di Oristano – Alloggiati Web.
Entro quando vanno comunicati gli ospiti
Le indicazioni operative delle Questure richiamano la comunicazione entro 24 ore dall’arrivo dell’ospite, oppure subito nel caso di soggiorno inferiore alle 24 ore. Fonte: Questura di Bologna – affitti brevi e comunicazione ospiti.
Questo significa che la gestione del check-in deve essere organizzata prima dell’arrivo, non dopo. Se i documenti arrivano incompleti, se i dati sono errati o se lo staff non sa chi deve fare l’invio, il rischio è trasformare un’attività semplice in un problema operativo.
Quali dati servono
La comunicazione richiede i dati identificativi degli ospiti. Nella pratica, il gestore deve verificare i documenti, raccogliere correttamente le informazioni richieste e trasmetterle nel rispetto delle procedure del portale. I dettagli operativi possono variare in base alla Questura competente e alle credenziali rilasciate alla struttura.
Chi è responsabile
La responsabilità dell’adempimento resta in capo al gestore o al soggetto obbligato. Anche quando alcune attività vengono delegate a un collaboratore, a un co-host o a un property manager, è necessario avere una procedura chiara: chi raccoglie i documenti, chi verifica l’identità, chi invia i dati, chi controlla che l’invio sia andato a buon fine.
Gli errori più frequenti
- Raccogliere documenti in chat senza una procedura ordinata.
- Non sapere chi deve inviare i dati alla Questura.
- Dimenticare gli ospiti aggiuntivi o i minori.
- Non verificare l’esito della trasmissione.
- Confondere check-in commerciale e adempimento di pubblica sicurezza.
Alloggiati Web e qualità della gestione
Un check-in ben organizzato non serve solo a rispettare la legge. Migliora l’esperienza dell’ospite, riduce le chiamate inutili, evita errori allo staff e rende la struttura più professionale. Per B&B e case vacanze con più arrivi nella stessa giornata, avere un flusso chiaro è decisivo.
Come organizzarsi in modo professionale
La soluzione più semplice è trasformare Alloggiati Web in una parte del processo operativo: prenotazione, pre-arrivo, raccolta dati, verifica, check-in, invio, archiviazione e controllo. In questo modo l’adempimento non resta isolato, ma entra nel ciclo di gestione della struttura.
Servenfy aiuta le strutture ricettive a centralizzare attività, ospiti, staff e procedure, così ogni arrivo può essere seguito con maggiore controllo e meno confusione.